Руководство пользователя АИСУ «Документооборот»

Документооборот вуза– это функция коммуникации, посредством которой производится информационное обеспечение деятельности аппарата управления, учебно-методических подразделений (институт, факультет) функциональных центров, сотрудников и студентов. Скорость коммуникационных соединений (движение документа) и качество выполняемых операций перемещения документа в управленческом аппарате от одного структурного подразделения к другому, к руководству оказывает значительное влияние на процесс управления и функционирования в университете. Скорость коммуникационных соединений зависит от маршрута движения документа, который включает структурные подразделения и ответственных лиц при согласовании текста документа.

Он представляет собой технологический процесс, характеризующийся выполнением следующих технологических работ:

·        прием и первичная обработка документов;

·        предварительное рассмотрение и редактирование текста документа;

·        распределение документов для согласования;

·        регистрация документов после утверждения;

·        контроль исполнения документов;

·        информационно-справочная поддержка исполнения документа;

·        хранение документов.

Документооборот, как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток – это сложившееся в организации движение документов в определенном направлении. В системе управления функционируют взаимосвязанные входящие, исходящие и внутренние документопотоки.

Входящий документопоток состоит из документов вышестоящих организаций, документов представительств в других городах (филиалах), документов других хозяйственных субъектов.

Исходящий поток представляет инициативные документы, ответы на документы входящего потока.

Внутренний документопоток составляют документы, созданные и используемые в системе управления университетом и не выходящие за его пределы. Прохождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач, оперативное регулирование деятельности функциональных и учебных подразделений, внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, решения социальных проблем по заявлениям сотрудников и студентов.

Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределение обязанностей между руководителями и принятой в университете технологии работы с документами. Наиболее распространенные маршруты движения входящих документов согласно их адресованию:

·        руководству университета,

·        руководству институтов, факультетов,

·        заведующим кафедр,

·        непосредственно профессорско-преподавательскому составу,

·        специалистам,

·        учебно-вспомогательному персоналу.

АИСУ «Документооборот» предназначена для систематизации и автоматизации процессов создания, оформления, учета и хранения документов, а так же для контроля их исполнения.

Процесс делопроизводства в Тольяттинском государственном университете четко регламентирован (перечень нормативных документов см. п. 1.3.1 Технического задания на автоматизированную информационную систему «Документооборот» ТГУ.ЦНИТ.02-2008.Т3). Целью создания системы является автоматизация данного процесса с выполнением следующих правил:

·        минимизация списка управленческих звеньев, обусловленных деловой необходимостью при согласовании документа;

·        ограничение возвратных движений документов;

·        обеспечение единообразия в порядке прохождения и процесса обработки основных категорий документов.

В автоматизированной системе документооборота процессы подготовки, согласования, подписания документов выполняет университетский персонал. Автоматизированная система документооборота способствует ускорению рассмотрения документов управленческим персоналом на всех стадиях маршрута движения документа. Доступность документа при согласовании в соответствии с системой организации доступа и его принадлежности к той или иной группе позволяет обеспечивать параллельное согласование, ускорение рассмотрения замечаний и комментариев к документу.

Таким образом, АИСУ «Документооборот» позволяет не только систематизировать движение различных документов внутри ТГУ и отдельных структурных подразделений, но, что важнее, в значительной степени автоматизировать рутинные процессы документооборота. Совершенствование системы делопроизводства способствует сокращению объемов документооборота, повышению эффективности управления университетом.